Организация складского учета в CRM Битрикс24

Все просто, но есть нюанс…

Прежде чем затронуть все аспекты ведения складского учета, рекомендуем изучить материалы от Битрикс24, чтобы получить базовое представление о том, как он ведется (что есть накладные, оприходование и т.д.):

Наш опыт

Все модули были написаны для наших eCommerce проектов. Мы набили кучу шишек в организации складского учета, и знаем все нюансы, и недочеты Битрикс24.

Правильная организация складского учета в Битрикс24

При правильном старте внедрение складского учета покажется не сложным и сделать это можно буквально за 1 день. сли вы ранее уже пытались внедрить складской учет или долго пользовались Битрикс24, но некоторые шаги делали неправильно, возможно прийдется переделывать и переучиваться.

Складской учет — это бюрократия на максималках, поэтому важно придерживаться всех правил его ведения и не стараться что-то изменить под себя. Иначе говоря, если в вашем понимании ведение должно быть по-другому, то проще и надежней изменить ваше представление, чем менять способы ведения складского учета.

90% компаний, который продают товары, имеют собственный интернет-магазин, поэтому в примере мы будем делать упор, что бизнесу необходима синхронизация товаров с сайтом и поддержка актуального количества.

Обмен товара между Сайтом и Битрикс24

На первом этапе, еще до внесения каких-либо накладных прихода или реализации, вам необходимо заполнить каталог товаров. В уроках Битрикс24 указано, что вы можете просто добавить товар. Но так делать не стоит. Если вы планируете сделать правильный обмен товаром между сайтом и Битрикс24, то товар в каталог Битрикс24 нужно внести таким образом, чтобы он имел возможность для сопоставления с сайтом. Технически, товар сравнивается по полю “Внешний код (пример ниже)”. Это уникальный идентификатор товара для Битрикс24 и сайта, именно по нему идет сравнения при любом обмене.

Практика показывает, что намного проще, удобней и логичнее ведения каталога товаров на сайте:

• Простота наполнения для контент-менеджера;
• Исключен случай, если менеджер создаст случайно какой-то товар в Битркис24 и он отобразится на сайте;
• Внесение программных доработок в CMS;
• Возможность настройки автоматических парсеров;
• Легко откатывать бекапы;
• Безопасность.

Следовательно, первое правило заключается в том, что добавления товара и структура каталога должны делаться именно на веб-сайте, а не на портале Битрикс24.

А чтобы товар, который был добавлен на сайт, правильно попадал в Битрикс24, для этого есть наш первый плагин - Обмен каталогом товаров между сайтом и Битрикс24. Его задача - поддерживать актуальность товара в Битрикс24 в автоматическом или ручном режиме (по нажатию на кнопку “Синхронизировать”) .

Результат: полностью синхронизированный товарный каталог (структура каталога и товары) в Битрикс24, где каждый товар имеет уникальный “Внешний код”.

Обмен остатков между Битрикс24 и Сайтом

После синхронизации товарного каталога  необходимо добавить остатки. Остатки товара  - это приход минус реализация. Приход вы добавляете сами через накладные. Реализация формируются автоматически, когда вы закрываете сделку (можно и вручную добавлять, но это имеет место только при инвентаризации). Важный момент по реализации - по умолчанию она не будет формироваться правильно, если заказ поступил из сайта. Все дело в том, что когда поступает заказ из сайта, нужно точно указать какой товар купили. Этот товар должен быть из каталога Битрикс24. Если у вас уже есть интеграция, то, скорее всего, у вас товар добавляется как “просто текст”, а не товар Битрикс24. Следовательно, если вы закроете сделку, то никакой товар не спишется. Пример:

• Товар Битрикс24 (при нажатии откроется нужный товар) -
  
  
• Товар просто текстом -
  
  

Чтобы все работало корректно, необходимо настроить интеграцию через наш плагин “Инвентаризация в Битрикс24” (поддерживает много CMS и SaaS) и настроить Сопоставление товара.

Технические особенности и порядок работы.

1. При старте обмена, наш плагин делает полный пересчет всех накладных прихода и реализации, суммирует точный остаток* по конкретному товару.

2. Формируется выгрузка остатков в формате CommerceML** где указано внешний код (1) и к-во остатков с разбивкой по складах (2) -

3. Выгрузка передается на сайт и запускается процесс синхронизации.

Обмен остатками происходит исключительно в направлении с Битрик24 на Сайт.

Для запуска этого обмена остатками разработан плагин синхронизации товаров и структуры каталога сайта.

* Определения остатков в Битрикс24 можно сделать либо перерасчет всех накладных прихода и реализации (если таких много, то процесс долгий), либо взять остатки, которые отдает Битрикс24. Из-за особенностей работы Битрикс24, не нужно слепо доверять его остаткам, читайте подробнее раздел “Битрикс24 неправильно отображает наличие товаров на складе”. Чтобы понимать точное количество остатков конкретного товара на сайте и каким образом оно получилось, мы разработали плагин “Инвентаризация”.

** CommerceML. Протокол обмена, разработанный компанией 1С. Благодаря ему, сайт может использовать штатный механизм обмена с 1С (в таких CMS как 1С-Битрикс, CS-Cart, Tilda) или любой модуль по интеграции с 1С (WooCommerce, OpenCart, и т.д.). Подробнее:

• FAQ: Какой модуль установить на сайт
• FAQ: Структура файлов обмена
• FAQ: Кастомизация или разработка модуля обмена на сайте

Как делать инвентаризацию склада в Битрикс24

Инвентаризация - сверка остатка в Битрикс24 и фактического остатка товара в магазине. Чтобы было удобно проводить инвентаризацию, используйте наш модуль “Инвентаризация в Битрикс24”. Рекомендуем использовать режим “Пересчет всех накладных”, т.к. остаток, который отдает Битрикс24, не всегда верный (читайте ниже).

Ограничения по количеству товару и частоте выгрузки

Синхронизация остатков и/или товаров -  относительно ресурсоемкий процесс как для нашего модуля, так и для вашего сайта. Чем больше у вас товаров и чем чаще планируется обмен - тем больше ресурсов нужно выделять. Учтите это, при планировании обмена. С другой стороны, есть ограничения на регулярный автоматизированный обмен. Ручной обмен (зайти и нажать кнопку) работает без каких либо ограничений.

Обмен каталогом товаров:

• < 1000 позиций. Обмен раз в 2 дня.
• 1000 - 5000 позиций. Обмен раз в 4 дня.
• > 5000 позиций. Обмен раз в неделю.

Обмен остатками:

• < 1000 позиций. Обмен раз в 6 часов.
• 1000 - 5000 позиций. Обмен раз в 4 дня.
• > 5000 позиций. Обмен раз в неделю.

Автоматический обмен настраивается исключительно по запросу. Если нужно больше товаров или регулярный обмен с заданной периодичностью - нужно будет доплатить за дополнительные мощности сервера.

Битрикс24 не правильно отображает наличие товаров на складе

Из-за особенности работы и ускорения Битрикс24 иногда происходит баг расхождения товара. Например, по накладным должно быть 5 штук товара, а Битрикс24 показывает 4 штуки. Это происходит из-за того, что при добавлении прихода или реализации, Битрикс24 обновляет к-во конкретного товара и заносит его в отдельное поле в товаре, чтобы не проводить каждый раз перерасчет, а сразу отображать доступное количество.

У нас были ситуации, когда при добавлении накладной прихода с порядка 50+ позиций товара, часть из них просто не учитывалась (видимо скрипт зависал на каком-то товаре). Чтобы обнаружить это, используйте наш модуль “Инвентаризации” в режиме “Пересчет остатков”.

Как это лечить:

• Коробка Битрикс24. В админке Битрикс24 зайди в раздел “Склад”, нажать кнопку “Пересчет остатков”.
• Облако Коробка/Битрикс24. Установить модуль “Синхронизация товаров и структуры каталога сайта”, добавить узел обмена на ваш портал Битрикс24 и запустить обмен остатками. Таким образом, модуль синхронизации товаров и структуры каталога сайта подсчитает количество товаров по всем накладным и обновит “внутренний счетчик” позиций товара.